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Email无法被替代的原因,为什么现在企业办公还是离不开Email呢?

发布时间:2017-08-21 15:32:35
阅读:3463|点赞:13

邮件基于其沟通方式,产品历史和使用习惯,赋予邮件和QQ、微信、等即时聊天工具不同的定位,使得他们不管在使用场景还是生活中都有着本质的区别,短时间内无法互相取代。随着时间的推移,两者的职能使用场景应该会完全分化成两个不同的产品,这一趋势近年来也越来越明显。

以现在的趋势Email更多应用于企业办公和严谨的工作上,而QQ、微信等聊天工具,更偏向生活化,短期无法互相替代的原因:

1.     产品架构不同,导致开放度不同。Email 是一种 De-centralized (去中央化)的交流技术,是基于一系列开放的标准的。它是互联网的基础设施,只要你想要,你就可以架个服务器,设置个域名,就开始收发了,到处都遵守这个规范,除了得连上网,几乎没有限制。因此邮件是最正统,开放度最高,使得用户获得服务最大化的沟通方式。Email 的挑战者:先是短信,彩信,再是 QQ 这类即使通讯软件,在移动互联网时代又有微信,WhatsApp等层出不穷。这些竞争者,无一例外,都是 Centralized(中央化)的。即这些服务都有一个中央节点,例如QQ,微信的中央节点就是腾讯的服务器,短信,彩信也得依赖运营商,跨国就比较麻烦。无法做到像Email一样的普遍开放和高覆盖率。

2.     安全性不同,导致可控性不同虽然Email也有各种安全隐患,但有些Email系统可以做到全程加密通信,这使得用户所发送的邮件不会被轻易截获。如果还是不信任邮件服务商,企业大可以选择自行搭建邮件服务器,使企业的所有邮件全部保存在企业自己的服务器上。像央企,银行系统,外企以及一些大中型企业大都有自己的独立并封闭的邮件系统。对于这些企业来讲,管理员可以看到所有员工所发送、接收的邮件,同时可以监察和管理这些邮件往来。这些同样都是微信等即时通信工具无法做到的。

3.     email的优势是至今为止,大多数人认为邮件还是非常私密和正式的一种交流方式。email和即时聊天工具使用场景不同,导致功能性不同

    3.1、组织方式:Email多以事件为线索,不像大多数即时通讯工具是按时间组织的。 Email更适合于多人就某一个主题进行讨论。如果要是用即时通信工具的话,在一个群里同时讨论多个主题,就很容易讨论乱掉。Email就不会出现这样的问题,如果一个团队需要同时讨论多件事务,那么给不同的人发送不同主题的邮件,再由相关的人通过转发、抄送等方式跟进,即可做到有条不紊。

    3.2、存储方式:Email多是保存到云端(邮件服务器)非本地。意味着如果希望查找从前的某个邮件主题,无论是用邮件客户端、手机、网页版界面都可以轻松完成,不像微信、QQ 这样的通信工具不方便在不同设备上同步、查找历史信息,信息的可存储可追踪性比起邮件来都差几条街。

    3.3、帐号管理:一种可能的情况:上一任辞职了,我来接手。这时候,对方客户可能还不知道,会把信息发到老帐号。这时候就需要多账号。你们想象一下IM里要使用多账号只能双开,像微信这种,用起来多账号更痛苦。邮件则不同,目前的大多数邮箱客户端都是多帐号兼容的,不仅多帐号,而且不同服务商的多帐号兼容也做的相当成熟了。当然海外的邮箱客户端在处理国内邮件服务器的时候未免有些局限,国内的邮件客户端兼容性做的好的,能够通吃Gmail (Google Mail), Yahoo, AOL, MobileMe, iCloud, QQ, 163/126, Sina, Sohu, IMAP/SMTP的,LightMail算一个吧。但LightMail暂时还不支持exchange和Domino协议。还得加油。

    3.4、任务管理:对于类似 Gmail 这样的邮件服务,带有归档功能,能够将已处理的邮件从收件箱移出但不删除,这样能让电邮化身为一个够用的,类似于 todo list 一样的任务管理工具,更适合用于工作场合。还有一些邮件客户端甚至已经在尝试把邮件和日历绑定,将邮件分解成一个个待办事项,方便有序处理,提高效率。之前很高调的Mailbox就是这一领域的先驱。这些功能微信等 IM 工具都不能够提供。

    3.5、附件管理: 像轻邮这样的邮件客户端能够把附件像个人知识库一样组织起来,带有类似打标签功能和强大的关键字搜索功能,便于管理、搜索邮件。放大到企业端,所有的个人知识库汇聚成企业的知识库,使得基于邮件的团队合作,分享,协同办公成为可能。工作简报、会议纪要、任命、除名通知、工作安排等正式文件以及大信息量的交换无法想象在微信或者其他即时通信工具上要怎么传递和保管。看起来短期内,Email和微信将保持相对的独立性,不会互相替代。但是,效率为先的移动互联网时代,随着时间的推移,Email必然受到微信更多的挟持和移动社交的极大冲击。其弊端也会愈发明显。变革或者融合,在所难免。

4.    微信凭什么可能会使Email没落?当然是它的即时沟通性了。

即时沟通这是Email所取代不了的。即时的视频和语音聊天,已经发展到了一个非常实用的地步,比如可以开视频会议、群聊时发自定义表情,分享位置等,这些即时的交流也是微信最有魅力的地方所在。微信的即时信息对Email的异步信息存在着很大的优势,但是如果Email能有效的提高自己的即时性,加进微信的一些元素,那么Email会更有竞争力。说的具体一点,在没有客户端这个概念之前,大概每天只有在上班时间,坐在电脑前,会定时查看邮件。处理问题的节奏相当的慢。有了客户端,实时推送的确解决了一部分时效性问题,但是,也仅限于让你关注问题,是否你就真的能在手机上解决邮件里的问题呢?不得不说现有的邮件客户端的交互设计实在不利于邮件的及时回复,啪啪在手机上打字是对我来讲最痛苦的事情,未来,是否会有如同微信一样的邮件回复机制,语音可以流畅的转化为文字,沟通记录以文件的方式得以保存,并可以选择以附件的方式将这些语音文字记录分享给工作组

5.    人们越来越多的习惯采用微信之类的即时通讯工具沟通,这才是邮件致命的关键。

很多公司已经把微信作为最常用的办公工具,老板布置工作,团队讨论协作,都可以通过微信展开。微信的触角已经由个人社交,延伸到效率办公领域了。看似正一点点吞噬Email的领地。而Email能做的其实有很多:比如与日历结合,把邮件转换成待办事项,有效的组织和管理邮件;比如优化收件箱的用户体验:扁平化或者拟物化的UI设计都是不错的尝试,卡片式阅读,多文件类型支持,压缩文件直接浏览,邮件和附件的离线阅读,横屏切换,不伤眼背景切换等功能也都是轻邮在这一领域的探索; 当然轻邮的附件管理也可以试着做的更加专业,比如借鉴evernote, 做成脑内搜索的个人知识库;在协同办公领域也可以做些更大胆的尝试,任务流,团队协作等。

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